Miljøagentene

Engasjer deg— Bli miljøagent

Varslingsrutiner

Retningslinjer for håndtering av varslingssaker

Vedtatt av sentralstyret, 30.08.2021

Miljøagentene skal være en trygg arena for alle medlemmer, frivillige og ansatte. Ansatte og frivillige er kjent med de etiske retningslinjene. Miljøagentene som organisasjon tar sitt ansvar på alvor dersom varslingssaker dukker opp.

Miljøagentenes etiske retningslinjer gjelder for medlemmer, ansatte, frivillige voksne med verv og andre voksne som opptrer i en situasjon hvor man må regne med å bli betraktet som representant for organisasjonen. Dersom man opplever, eller får kjennskap til, brudd på de etiske retningslinjene, skal Miljøagentenes etiske utvalg varsles.

Miljøagentenes etiske utvalg

Det er det etiske utvalget som er ansvarlige for å motta og håndtere varsler i Miljøagentene.

Det etiske utvalget ledes av styreleder og består ellers av en ansatt utpekt av daglig leder, og en representant for sentralstyret utpekt av sentralstyret. Etisk utvalg sitter for en styreperiode. Gjelder varselet noen i det etiske utvalget, må erstatninger for disse utpekes. Dersom varselet gjelder styreleder, går nestleder inn i rollen som leder for utvalget.

Kontaktinformasjon til alle i det etiske utvalget finnes på Miljøagentene sin nettside. Det etiske utvalget kan også varsles direkte på varsel@miljoagentene.no.

Det etiske utvalget skal behandle varsel i tråd med disse retningslinjene for håndtering av varslingssaker. Formålet med varslingsrutinene er å sikre en klar og ryddig håndtering av varslingssaker.

Ansvar

Styreleder har ansvaret for å påse at Miljøagentenes vedtatte rutiner og retningslinjer gjøres kjent og følges. Dette inkluderer å sikre at det etiske utvalg får opplæring i å ta imot og håndtere varsler om brudd på de etiske retningslinjene. Etisk utvalg har ansvar for å håndtere varsler de mottar i tråd med prosedyrene og prinsippene beskrevet under.

Rutiner for den som mottar mistanke, melding eller anklage

  1. Når du mottar et varsel, skal du finne et skjermet sted å ha samtalen. Lytt nøye, bekreft det du har hørt og opptre rolig. Gi trygghet og sørg for at den utsatte opplever å bli trodd. Ta gjerne notater under samtalen (om det er naturlig) eller umiddelbart etter. Informer om at alt personen forteller deg vil holdes fortrolig, men at du har plikt til å fortelle det videre til Miljøagentenes etiske utvalg.
  2. Sikre situasjonen for den utsatte og vurder om det er behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp. Det er ditt ansvar å ivareta personen inntil andre ansvarspersoner overtar.
  3. Kontakt styreleder og informer om situasjonen. Styreleder har ansvar for videre oppfølging. Kontakt aldri den som anklages. Ved behov vil styreleder sørge for at en ansvarlig voksen på arrangementet bistår den utsatte med besøk til legevakt for fysisk og psykisk helsehjelp, og for å sikre bevis.
  4. Etisk utvalg vurderer om forholdet er en sak for Miljøagentene, og har ansvar for videre saksgang.

Overordnede prinsipper for behandling av varsel i Miljøagentene

  • Etisk utvalg behandler varsel om brudd på de etiske retningslinjene, det vil si for alle typer saker inkludert varsling om økonomisk mislighold, rasisme, brudd på taushetsplikt.
  • Det vil alltid være flere personer som er berørt når det kommer en mistanke eller en anklage om brudd på de etiske retningslinjene. Alle skal bli ivaretatt. Spesielt gjelder dette den utsatte og den det er varslet om.
  • Utvalget kan selv sende formelle advarsler eller vedta suspensjon fra tillitsverv. Dersom utvalget vedtar suspensjon, skal den det gjelder varsles skriftlig.
  • Suspensjon: En frivillig som blir anklaget, mistenkt eller anmeldt for alvorlig trakassering, grenseoverskridende adferd, eller overgrep, vil som hovedregel bli midlertidig suspendert fra verv og oppgaver, inntil saken er avklart med politi, rettsinstans eller i organisasjonen. Suspensjon vil også kunne gjelde for hendelse under deltakelse på arrangementer og for anmeldte forhold utenfor Miljøagentene. Suspensjonen vil stå inntil nytt vedtak er fattet. Dersom vedtak fra det etiske utvalget klages inn til sentralstyret, vil suspensjon stå inntil sentralstyret har fattet annet vedtak.
  • Ingen kan miste verv, stilling eller medlemskap, eller motta andre sanksjoner uten først å ha fått mulighet til å forklare seg.
  • En varslers identitet vil bli behandlet konfidensielt, og vil kun bli delt med dem som trenger informasjon i forbindelse med varslingssaken. Ved behov for å samle inn og behandle personopplysninger, skal dette skje i samsvar med gjeldende regler i personopplysningsloven med tilhørende forskrift.
  • Gjengjeldelse overfor varslere aksepteres ikke. Slik adferd behandles på samme måte som andre brudd på de etiske retningslinjer.
  • Det er medlemmene i sentralstyret, som ikke er med i etisk utvalg, som skal behandle klager på vedtak. Det etiske utvalget skal i slike tilfeller overgi all informasjon fra behandlingen av saken. Sentralstyret trenger ikke å gjennomføre hele prosessen på nytt, men alle involverte parter skal gis mulighet til å uttale seg på nytt.

Saksgang ved behandling av varsler

Under beskrives saksgang i varslingssaker. Den består av innledende undersøkelser, vurdering om forholdet skal politianmeldes, og individuelle møter med de berørte partene, for å få klarhet i hva som har skjedd. På bakgrunn av dette avgjør det etiske utvalget om organisasjonens retningslinjer er brutt og hvilke konsekvenser det eventuelt skal få.

  1. Varsel mottas og undersøkes av det etiske utvalget. Ved kjennskap til eller mistanke om lovbrudd i tilknytning til Miljøagentenes virksomhet, skal det etiske utvalget varsle politiet eller oppfordre fornærmede til å anmelde forholdet. Styreleder skal bistå fornærmede dersom denne ønsker det. Dersom den utsatte er under 15 år, varsler styreleder foresatte og/eller barnevern. Er den utsatte 15 år eller eldre, bør kontakt med foresatte skje i dialog med den utsatte. Ved mistanke om lovbrudd som involverer personer under 18 år, skal foresatte alltid varsles. Om Miljøagentene er den fornærmede, tar sentralstyret stilling til om de anmelder forholdet.
  2. Hvis forholdet det blir varslet om politianmeldes vil ikke den det er varslet om bli kontaktet før politiet er ferdig med sin etterforskning. Dette for å sikre bevis og at politiet får første samtale med involverte parter. Unntak fra dette er behov for å suspendere personer der vurderingen er at det er stor fare for gjentagelse.
  3. Organisasjonen vil oppnevne kontaktpersoner for medlemmer og/eller ansatte som er involvert, både fornærmede og anklagede. De involverte skal ivaretas, og møtes med tiltro, respekt, varsomhet og konfidensialitet. Hensynet til fornærmede gis størst vekt i det videre arbeidet. Hensynet til å trygge organisasjonens medlemmer skal avveies mot hensynet til fornærmede.
  4. Det skal gjennomføres samtaler med utsatt part for å få informasjon om hva som har skjedd, og for å kartlegge fakta i saken så nøye som mulig. Deretter gjennomføres samtale/intervju med eventuelle vitner eller andre som kan bidra til å opplyse saken. Samtalene skal referatføres, og referatene skal godkjennes av de som har deltatt. Dersom den anklagede har tilknytning til Miljøagentene, skal det gjennomføres samtale med anklaget part, hvor den gjøres oppmerksom på varselets innhold. Samtaler med den anklagede skal gjennomføres til sist.
  5. Identiteten til varsler og/eller fornærmede vil gjøres kjent for anklagede kun om de samtykker til dette. I enkelte saker vil det etiske utvalget ikke kunne fortsette saksgang, dersom varsler og/eller fornærmede ikke ønsker at anklagede skal kjenne deres identitet. Det etiske utvalget skal formidle dette til varsler og/eller fornærmede, og deretter henlegge saken. Om personen det er varslet mot eller personen som har opplevd handlingen(e) det er varslet om, ikke ønsker å forklare seg, vil etisk utvalg kunne konkludere på bakgrunn av de fakta de har i saken etter 6 måneder. I saker hvor det ikke foreligger tilstrekkelig fakta på grunn av manglende forklaring fra fornærmede, vil saken bli henlagt. Varsler som henlegges oppbevares i 3 til 5 år avhengig av alvorlighetsgrad. Dette for å kunne ta opp igjen saken om forhold endrer seg, eller det kommer inn nye varsler om samme person.
  6. Dersom etisk utvalg, etter å ha gjennomført samtaler med alle parter, konkluderer med at det er forekommet brudd på organisasjonens etiske retningslinjer, vil utvalget i samme prosess vedta og iverksette sanksjoner etter vurdering av alvorlighetsgrad. Reaksjoner kan være muntlig advarsel, utestengelse fra arrangementer eller fast suspensjon fra verv/rolle. Vedtak fattet av etisk utvalg kan klages inn til sentralstyret. Dersom det stadfestes alvorlig brudd på Miljøagentenes retningslinjer og/eller brudd på straffeloven, kan det etiske utvalget innstille til vedtak om fast utestengelse fra organisasjonen. Innstillingen behandles deretter av sentralstyret. Dette gjelder også om bruddene har skjedd utenfor Miljøagentene. Vedtak om utestengelse fra organisasjonen fattet i sentralstyret, kan klages inn for ny vurdering og det er sentralstyret som da behandler saken på nytt.

Retningslinjer dersom den anklagede er ansatt i Miljøagentene

Dersom en sak involverer en av organisasjonens ansatte, er det en personalsak. Det meste av det som er omhandlet ovenfor vil også gjelde i slike saker. I tillegg vil forholdet til Arbeidsmiljølovens §15 komme i betraktning. Mulige brudd på etiske retningslinjer fra ansatte skal behandles av den enkeltes arbeidsgiver.

Uttale seg offentlig

Kun daglig leder og styreleder kan uttale seg offentlig om varslingssaker på vegne av Miljøagentene. Av hensyn til særlig fornærmede, må det vurderes nøye om uttalelser bør gis. Det skal gis korrekt og sannferdig informasjon om saker som blir kjent i organisasjonen. Omfanget av nødvendig informasjon og hvem som skal informeres vurderes fra sak til sak.

Oppfølging i etterkant

Varslingssaker er ofte svært belastende for de involverte, og Miljøagentene skal gi god oppfølging, også i etterkant. Kontaktpersonene som ble oppnevnt bør være tilgjengelige for partene i en periode etter at vedtak er fattet. Miljøagentene skal dessuten følge opp mottaker av varsel og andre involverte på en god måte.

Lagring av dokumentasjon

Informasjon og dokumentasjon fra saksgangen lagres i 3 til 10 år beroende på sakens alvorlighetsgrad. Denne oppbevares sikkert og konfidensielt i tråd med regler for GDPR.